+31 (0)20 750 83 80 info@optibus.nl

EXACT SOFTWARE

Inzicht in al je contracten met krachtige contractbeheersoftware

Wat is contractbeheer en wat is het belang van een efficiënt proces voor je contractbeheer? Met contractbeheer leg je vast met welke leveranciers je allemaal contracten hebt lopen. Wat zijn de contractgegevens, wat zijn de vervaldatums van de contracten, en wanneer kun je dus opnieuw onderhandelen over de lopende contracten? Vaak zijn documenten met dit soort informatie niet centraal opgeslagen, maar liggen ze ergens fysiek in een bureaula of zijn ze digitaal opgeslagen in Excel-sheets op de computers van verschillende medewerkers binnen de organisatie. Het is in die situatie niet moeilijk voor te stellen dat je contractinformatie kwijtraakt of bepaalde belangrijke vervaldata mist.

Inzicht en controle met Exact Contractmanagement

Voor efficiënt leveranciersmanagement is het van belang dat je een goed en centraal overzicht hebt van al je contracten met al je leveranciers. Met Exact Contractmanagement kan dit. Met deze software voor contractbeheer ben je in staat alles met betrekking tot je leveranciers, je contracten en je inkoopproces in een centrale database vast te leggen en te managen. Dit levert je inzicht, overzicht en controle op waardoor je organisatie ook weer profiteert van betere stuurinformatie. Informatie waarmee jij betere beslissingen neemt voor de richting van het inkoopproces van je bedrijf. Bovendien is een centrale contractadministratie essentieel voor het beheersen van je periodieke kosten. Het is dus een onmisbaar onderdeel van je gehele proces van Purchase-to-Pay.

 

Informatie binnen Exact Contractmanagement

De oplossing Exact Contractmanagement maakt contractbeheer en leveranciersmanagement een stuk eenvoudiger en overzichtelijker voor je organisatie. Met deze contractbeheersoftware houd je alle relevante gegevens van contracten centraal bij. Denk daarbij aan het vastleggen van de volgende informatie binnen je administratie:

  • Vervaldata voor het tijdig heronderhandelen of opzeggen van contracten: met de software voor contractbeheer mis je nooit meer een belangrijke verplichting
  • Registratie van periodieke financiële verplichtingen richting je leveranciers voor factuurmatching: je administratie heeft hiermee een volledig overzicht van alle verplichtingen met betrekking tot contracten
  • Alle relevante contractdocumenten: deze documenten zijn vastgelegd en beschikbaar in één centrale databases en zijn hiermee ook direct inzichtelijk voor alle relevante medewerkers

Centraal contractbeheer en leveranciersmanagement

Met Exact Contractmanagement heb je het beheer van je contracten en leveranciers volledig onder controle en dat levert je diverse voordelen op voor je inkoopproces:

  • Optimalisatie van je factuurverwerking
    De vaste en terugkerende facturen van je leveranciers worden met Exact Contractmanagement automatisch herkend, gematcht en goedgekeurd. Deze digitale factuurverwerking is mogelijk omdat de periodieke termijnen al in een eerder stadium zijn goedgekeurd door de budgetverantwoordelijke binnen je organisatie. Het percentage periodieke facturen kan wel oplopen tot 80% waardoor je een belangrijke efficiëntieslag en daarmee kostenbesparing kunt realiseren met het elektronisch verwerken van je facturen.
  • Tijdige signalering van (verval)datums van je contracten
    In een organisatie met veel contracten loop je de kans dat je belangrijke vervaldata mist als je hier niet bovenop zit. In Exact Contractmanagement kun je per contract verschillende (verval)datums activeren waarvoor je tijdig een geautomatiseerd signaal ontvangt. Op deze manier kun je als dat nodig is actie ondernemen of uitzetten bij de juiste personen in de organisatie. Dit stelt je in staat om je contracten tijdig te heronderhandelen voor betere prijzen of voorwaarden en stilzwijgende verlengingen te voorkomen. Cruciaal dus voor je strategisch inkoopmanagement.
  • Inzicht in alle contractverplichtingen richting leveranciers
    In je contracten staan onder andere allerlei periodieke verplichtingen die je hebt richting je leveranciers. Door deze periodieke verplichtingen binnen het contract centraal te registreren ontstaat een goed overzicht voor je administratie van alle uitstaande verplichtingen. En dit overzicht kan weer als input dienen voor je cashflowplanning, omdat je aan de hand daarvan precies weet wanneer je wat moet betalen aan je leveranciers. Per periodieke verplichting kun je de ontvangen inkoopfactuur automatisch koppelen in het systeem, waardoor de actuele financiële status van het contract direct inzichtelijk is.

Contractinformatie delen binnen je organisatie

Met Exact Contractmanagement houd je alle relevante informatie met betrekking tot contracten en leveranciers centraal bij in een database. Deze informatie is hierdoor direct beschikbaar en kun je binnen je eigen organisatie delen met de interne stakeholders. Efficiënt contractmanagement levert op deze manier waardevolle informatie op voor beleid en rapportages. Op basis van de informatie ben je in staat de juiste strategische beslissingen te nemen als het gaat om het gehele proces rondom je contracten, leveranciers en inkoopmanagement.

Onze partners