+31 (0)20 750 83 80 info@optibus.nl

Add-on software

Elvy factuurverwerking

Zet Elvy factuurverwerking in voor de digitalisering en automatisering van je inkomende facturen en zorg voor een efficiënte afhandeling van al je facturen.

Sluit naadloos aan op Exact

Verkrijg real-time inzicht in en controle op je budgetten

Registreer eenvoudig je contracten

Heb toegang tot een volledig digitaal en doorzoekbaar documentenarchief

Centrale factuurverwerking

Elvy ondersteunt je facturen op papier, als PDF of als e-factuur (UBL/XML). Je kunt je facturen direct vanuit een mailbox laten uitlezen en in Elvy importeren. Hierdoor maakt het niet uit in welke vorm je de facturen ontvangt, ze worden gecentraliseerd in Elvy en vanuit daar verder verspreid binnen je organisatie.

Je factuurverwerking doorloopt de volgende stappen:

 

Invoeren facturen in Elvy

In de eerste drie stappen wordt je factuur in de financiële administratie geboekt.

  • Je papieren facturen, via de mail ontvangen e-facturen (UBL/XML) en PDF’s worden met OCR (Optical character recognition) gescand en gedigitaliseerd inclusief tekstherkenning.
  • Elvy leest vervolgens automatisch de gescande digitale factuur.
  • Elvy herkent de factuurgegevens en zoekt in je administratie naar de bijbehorende leverancier.
  • Je krijgt een boekingsvoorstel dat je eenvoudig kunt aanpassen
  • De boeking en de factuur worden in je administratie verwerkt en de factuur wordt direct aan de inkoopboeking in Exact gekoppeld.

Elvy analyseert de inhoud van je factuur volledig en gebruikt deze informatie om je boekingsvoorstel te optimaliseren door velden vooraf in te vullen. Hierdoor verloopt het boekingsproces sneller en met minder fouten. Omdat Elvy zelflerend is worden je binnenkomende documenten en facturen steeds beter herkend en het boekingsvoorstel steeds completer. Tijdens het boekingsproces kun je eenvoudig je leverancier/crediteur-gegevens direct in Exact bijwerken.

Wat vinden onze klanten van Elvy?

“Wat Elvy zo handig maakt is de simpele opzet en de heldere manier van verwerken. Zo kan iedereen ermee omgaan.”

Helen Willems

IT Director, A Company

Fiatteren facturen in Elvy

In stap 4 keuren één of meer budgethouders de facturen goed in inkomend factuurregister (IFR):

  • Facturen worden met Elvy gescand en geboekt in Exact.
  • Elvy blokkeert de betaling in Exact en start de fiattering in Elvy IFR
  • De factuur gaat ter fiattering naar de verantwoordelijke medewerker of de afdeling (de ‘budgethouder’).
  • De budgethouder kan de factuur beoordelen aan de hand van de gescande factuur en heeft volledig inzicht in de boeking.
  • De budgethouder kan de factuur controleren en met één druk op de knop fiatteren.
  • Optioneel kan de budgethouder in Elvy IFR de kostenplaats of het project van de boeking nog wijzigen. Van tevoren kun je bepalen welke velden je budgethouders wel of niet kunnen wijzigen.
  • De budgethouder kan afgekeurde facturen voorzien van een opmerking en deze gaan vervolgens terug in de Elvy IFR workflow van je crediteurenadministratie.
  • Na goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling in Exact. Met deze goedkeuring wordt de blokkade van de openstaande post gehaald en kan de factuur via Exact worden betaald met de standaard betaalfunctie.

Overige kenmerken Elvy

De overige kenmerken van Elvy IFR zijn:

  • De automatische notificatie van de budgethouder via e-mail is standaard mogelijk.
  • Elvy IFR kun je combineren met meerdere administraties.
  • Elvy IFR werkt met elke internet browser, inclusief tablets zoals Apple iPad.

Wat vinden onze klanten van Elvy?

“Wat Elvy zo handig maakt is de simpele opzet en de heldere manier van verwerken. Zo kan iedereen ermee omgaan.”

Helen Willems

IT Director, A Company

 

Onze partners