+31 (0)20 750 83 80 info@optibus.nl

Add-on software

Sumatra

Sumatra Software is gespecialiseerd in het rapporteren van informatie uit Exact Software. Deze oplossing gaat dan ook duidelijk een stap verder in informatievoorziening dan Exact Globe en Synergy zelf. Met Sumatra beschik je namelijk standaard over meer dan 100 rapporten en diverse mogelijkheden voor jou als eindgebruiker om in je eigen informatiebehoeften te voorzien.

Rapporteer gedetailleerd vanuit Exact

Ontvang en verspreid informatie op maat

Verkrijg overzicht door inzicht

Beschik over rapportage diepduikers

Sumatra heeft de datastructuur van Exact in begrijpelijke termen vooraf gedefinieerd. Hierdoor is het datamodel van Exact op een overzichtelijke manier voor je beschikbaar binnen Sumatra. Dit stelt gebruikers in staat om zelf heel eenvoudig rapportages te maken, vooral met de Sumatra Excel Report Wizard. Naast informatie uit Exact Globe en Synergy kun je ook informatie uit een willekeurige Microsoft SQL-database gebruiken binnen Sumatra.

Voor gebruik van Sumatra binnen Exact Synergy (Enterprise) is de module Sumatra Fusion ontwikkeld. Met deze module kan je informatie uit Exact Globe en Synergy beschikbaar worden gesteld binnen je Synergy omgeving.

Als aanvulling op zowel Exact Globe als je eigen rapportagemodules is de module WebUren beschikbaar. Met WebUren kunnen je medewerkers hun uren schrijven in een webomgeving die volledig geïntegreerd is met je stamgegevens vanuit Exact Globe. De geschreven uren kun je in Exact Globe registreren en gebruiken voor de facturatie van je declarabele uren.

Sumatra Software levert de volgende producten:

  • Exact rapportage-oplossingen
  • Rapportages binnen Synergy
  • WebUren

Door het voordefiniëren van de datastructuur van Exact in begrijpbare termen is het datamodel van Exact op eenvoudige wijze beschikbaar binnen Sumatra. Dit maakt de drempel voor het zelf vervaardigen van rapportages door gebruikers aanzienlijk lager (in het bijzonder met de Sumatra Excel Report Wizard). Naast informatie uit Exact Globe en Synergy kan ook informatie uit een willekeurige Microsoft SQL database worden gebruikt binnen Sumatra.

Voor gebruik van Sumatra binnen Exact Synergy (Enterprise) is de module Sumatra Fusion ontwikkeld. Met deze module kan informatie uit Exact Globe en Synergy beschikbaar worden gesteld in de IIS WebClient binnen de Synergy omgeving.

Als aanvulling op zowel Exact Globe als de eigen rapportage modules is de module WebUren beschikbaar. Met WebUren kunnen uren worden geschreven in een webomgeving welke volledig geïntegreerd is met de stamgegevens van Exact Globe. De geschreven uren kunnen in Exact Globe worden geregistreerd en desgewenst worden gebruikt voor facturatie van declarabele uren.

Sumatra Software levert de volgende producten:

  • Exact rapportage oplossingen
  • Rapportages binnen Synergy
  • WebUren

Sumatra Rapportage oplossingen

Sumatra Software biedt twee verschillende clients voor de eindgebruikers binnen je organisatie:

  • Sumatra WebClient
  • Sumatra Report Wizard voor Excel

 

Sumatra WebClient

De Sumatra WebClient toont je de informatie die centraal beschikbaar wordt gesteld via Sumatra. De Sumatra WebClient is zeer geschikt om zowel je operationele als managementinformatie uit je Exact administratie te raadplegen. Met de Builder kun je de rapporten naar eigen inzicht aanpassen.

 

Operationele ondersteuning

Veel bedrijven gebruiken de Sumatra WebClient voor hun operationele ondersteuning om zo snel een totaalbeeld te krijgen van de status van bijvoorbeeld hun debiteur of artikel. Door tabs te gebruiken kun je in Sumatra uiteenlopende informatie zien (bijvoorbeeld openstaande posten van een debiteur op de ene tab en lopende orders van dezelfde debiteur op de tab ernaast). Bedrijven gebruiken Sumatra veelvuldig op deze manier, omdat ze dit soort informatie minder goed en snel direct uit Exact kunnen halen.

 

Managementinformatie

Voor je managementinformatie zijn vooral de doorzoom-mogelijkheden van totalen naar details belangrijk. Op basis van gecumuleerde totaalinformatie, bijvoorbeeld een overzicht van lopende orders per debiteur, kun je doorzoomen naar de onderliggende detailinformatie waar de totalen uit zijn opgebouwd. In dit voorbeeld: de individuele orders met daarna doorzoom-mogelijkheid naar orderregels. Omdat zowel de totalen aan de bovenkant van het scherm als de onderliggende details in de onderste helft van het scherm zichtbaar voor je blijven, kun je heel snel je gegevens analyseren. In de praktijk is dit een erg prettige manier van werken die je in staat stelt steeds verder in te zoomen op de onderliggende details.

 

Exact documenten en PDF’s

Met Sumatra Webclient kun je je Exact documenten, zoals pakbonnen of facturen, bekijken. Daarnaast kun je rapporten in PDF-formaat openen. De unieke PDF-integratie stelt je in staat je overzichten eenvoudig uit te printen, te e-mailen of te archiveren.

 

Sumatra Report Wizard voor Excel

Veel organisaties gebruiken Excel om hun rapportages te maken. Het kost ze echter vaak veel moeite om de Excel-sheets periodiek te verversen en betrouwbaar te houden. De Sumatra I4 Report Wizard vormt een brug tussen je Exact administratie en Excel en biedt je daarbij twee opties:

  • Volledige rapportages direct in Excel opvragen
  • Rapportage met vrije lay-out in Excel (vergelijkbaar met de Excel Add-in van Exact Globe)

 

Volledige rapportages

Door middel van een wizard doorloop je een aantal eenvoudige stappen die tot je uiteindelijke rapport leiden. Je kunt kiezen uit drie typen rapporten die optimaal gebruikmaken van de Excel functionaliteit. De Report Wizard plakt de waarden in Excel-cellen, zonder te werken met lastige formules en verwijzingen.

De gecreëerde overzichten worden centraal opgeslagen en kun je door het toekennen van rechten beveiligen. De overzichten vraag je direct vanuit Excel op en zo krijg je real-time toegang tot gegevens uit je Exact database, zonder allerlei lastige import- en exportprocedures.

 

Rapportage met vrije lay-out

Voor met name je financiële rapportages zoals maandrapportages en cashflowoverzichten moet je heel gericht informatie uit Exact kunnen halen. Hiervoor heb je een aantal standaard functies binnen de Report Wizard tot je beschikking die bijvoorbeeld het saldo van een grootboekrekening/kostenplaats/periode-combinatie in één cel van Excel plaatsen. Op deze manier kun je een volledige rapportage in een vast stramien maken die je eenvoudig kunt verversen voor de volgende periode. Deze functie is vergelijkbaar met de Excel Add-in van Exact Globe, maar werkt sneller en heeft meer mogelijkheden.
Naast de standaard functies is het ook mogelijk om zelf broninformatie uit Exact te definiëren die je via een functie kunt aanroepen. Op deze manier maak je naar eigen inzicht gerichte informatie beschikbaar via Excel. Dit is een belangrijk voordeel ten opzichte van de Excel Add-in van Exact Globe.

 

Rapportages aanpassen met de Builder

Met de Builder kun je rapporten voor de Sumatra WebClient naar eigen inzicht en behoefte aanpassen en nieuwe rapporten maken. Denk aan:

  • Overzichten die volledig op de verschillende functies binnen je organisatie zijn toegespitst
  • Voor individuele gebruikers bepaalde kolommen wel of niet tonen
  • Financiële informatie beperken tot alleen de kostenplaats van de gebruiker
  • (KPI) dashboards

Met de Builder beschik je over een overzichtelijke grafische lay-out van je rapportagestructuur en heb je directe toegang tot veldnamen en veldtypen, zoals deze in je Exact database voorkomen. Je kunt binnen de Builder gebruikmaken van selectiepanelen, tabellen, kruistabellen, grafieken, meters met minimale en maximale waarden, taartdiagrammen en ga zo maar door. De componenten voeg je door middel van een ‘drag and drop’ heel eenvoudig toe aan je rapport. Dankzij de ingebouwde ‘Preview’ kun je al tijdens het ontwerpen je rapporten compleet veilig testen op je eigen database.

Rapportages binnen Synergy

Sumatra Fusion

Sumatra Fusion maakt de Sumatra WebClient beschikbaar in Exact Synergy (Enterprise of Classic). Hierdoor kun je rapportages maken op basis van informatie uit Exact Globe en Synergy en deze beschikbaar stellen via Synergy. Dit is met name voor medewerkers die veel met Synergy werken (en wellicht zelfs geen toegang hebben tot Exact Globe) een belangrijk voordeel, omdat zij dan geheel vanuit Synergy kunnen werken. De rechten van Sumatra Fusion kun je via de rollenstructuur van Synergy aan de gebruikers in je organisatie toekennen.

 

Contextbewuste rapportages

Sumatra Fusion voegt een extra menu toe aan Synergy dat de Sumatra WebClient opent. In de Sumatra WebClient kun je algemene rapportages, maar ook contextbewuste rapportages definiëren. Met contextbewust wordt bedoeld dat de rapportage die getoond wordt afhankelijk is van waar jij je in Synergy bevindt. Als je je bijvoorbeeld bevindt in een klantkaart, dan weet Sumatra Fusion dat en zal bij gebruik van het Sumatra-menu direct de rapportage tonen die gelinkt is aan de klantkaart, gefilterd op de klant die je in Synergy had geselecteerd. Hierdoor zie je direct de juiste klantinformatie in Sumatra, zonder dat je deze klant apart moet opzoeken. Deze functionaliteit is voor alle stamgegevens in Synergy en verzoeken beschikbaar.

 

Integratie met Synergy Enterprise Configurator

Naast het gebruik van Sumatra Fusion kun je ook de Sumatra WebClient in Synergy integreren met behulp van de Synergy Enterprise Configurator. Met deze configurator breid je bestaande entiteiten in Synergy zoals relaties, verzoeken en projecten uit en voeg je eenvoudig nieuwe entiteiten, menu’s en knoppen toe.

Binnen entiteiten kun je met de configurator zogenaamde tabs aanmaken. Deze tabs en met de configurator toegevoegde knoppen kun je koppelen aan URL’s. Deze URL’s kun je weer direct koppelen aan rapportages in Sumatra en eventuele filters meegeven (bijvoorbeeld een relatiecode). De rapportage kunnen gebruikers vervolgens bekijken in de Sumatra WebClient. Op deze manier vormt deze add-on een naadloos geheel met je Synergy programmatuur.

Sumatra WebUren

Met Sumatra WebUren kunnen je medewerkers op een eenvoudige manier zelfstandig hun uren registreren. Omdat WebUren een webapplicatie is, kun je deze eenvoudig beschikbaar stellen aan zowel medewerkers op kantoor als ‘buiten de deur’. Optioneel kunnen een projectleider of lijnmanager de geregistreerde uren fiatteren. Ook kun je verlofaanvragen via WebUren beheren, waarbij een manager of HR-medewerker de aanvragen fiatteert. 

Integratie Exact

Sumatra WebUren integreert zeer nauw met Exact Globe Next (en eerdere versies) als het gaat om:

  • Stamgegevens
  • Geschreven uren

 

Integratie stamgegevens

Sumatra WebUren maakt gebruik van diverse stamgegevens zoals projecten, medewerkers en uursoorten. Deze stamgegevens worden vanuit WebUren direct gelinkt aan je gegevens in Exact Globe Next. Door deze manier van werken kun je  deze stamgegevens op één plek (Exact Globe) onderhouden waarmee je dubbel beheer en inconsistenties voorkomt. 

Integratie geschreven uren

De geschreven uren kun je na optionele fiattering in WebUren direct in Exact Globe Next importeren:

  • Als memoriaal boeking voor uitsluitend registratie van uren op projecten
  • Als officiële urenboeking in E-Project met de mogelijkheid de uren te factureren (in dat geval heb je ook E-Order nodig)

Je hebt geen XML-importmodule of SDK-module van Exact nodig voor de integratie met WebUren. 

Twee versies

Sumatra WebUren is verkrijgbaar in twee verschillende versies:

  • Sumatra WebUren Professional als instap versie
  • Sumatra WebUren Universal voor de intensieve gebruiker

In Sumatra Universal zijn standaard diverse rapportages beschikbaar welke naar eigen inzicht kunnen worden uitgebreid (met de Builder). Dit geeft de gebruiker één interface voor zowel het schrijven van uren als het gebruik van rapportages.

Onze partners