+31 (0)20 750 83 80 info@optibus.nl

EXACT SOFTWARE

Wat zijn de voordelen van digitale factuurverwerking?

Voor een optimaal geautomatiseerd Purchase-to-Pay proces is het digitaal verwerken van je facturen een onmisbaar onderdeel. Veel bedrijven verwerken hun inkomende facturen nog (gedeeltelijk) handmatig, waarbij het regelmatig voorkomt dat papieren facturen te lang op bureaus blijven liggen wachten op goedkeuring of zelfs helemaal kwijtraken. Voor een bedrijf dat werkt met veel leveranciers – al dan niet op basis van contracten – en daardoor veel facturen binnenkrijgt, is een snelle en efficiënte verwerking van die facturen essentieel. 

Het digitaal verwerken van de stroom inkoopfacturen biedt vele voordelen voor je bedrijfsvoering en is ook nog eens verrassend eenvoudig te implementeren in je organisatie. De kosten van je huidige factuurverwerking kun je aanzienlijk verlagen door je volledige factuurcyclus te automatiseren, van de verwerking van inkoopfacturen tot de betalingen aan je leveranciers.

Hoe werkt digitale factuurverwerking?

Hoe realiseer je dan die digitale factuurverwerking? Dat kan met Exact Digitale Factuurverwerking. Deze software bevat een overzichtelijk digitaal proces waarmee jij de verwerking van je inkomende factuurstroom optimaliseert:

Zet al je ontvangen inkoopfacturen moeiteloos om in standaard elektronische data voor gebruik in alle vervolgstappen.

Automatiseer het coderings- en validatieproces voor inkoopfacturen en bespaar zo tijd en personeelskosten.

Afwijkingen zijn inzichtelijk en kunnen door je financiële administratie worden aangepast.

Stuur facturen bij afwijkingen automatisch naar de juiste budgethouders in je organisatie.

Boek de goedgekeurde facturen in je ERP-systeem met de PDF van de inkoopfactuur van je leverancier.

Betaal de goedgekeurde facturen.

Het elektronisch verwerken van facturen begint bij het geheel digitaliseren van je inkoopfacturen. Dit gaat om de facturen zelf, die als PDF worden opgeslagen, maar ook om de belangrijke gegevens van de facturen die gebruikt worden bij factuurmatching. De PDF kun je bij de inkoopboeking in het ERP-systeem opslaan waardoor deze altijd direct beschikbaar is voor de financiële administratie. Omdat ook het gehele proces rondom het boeken en goedkeuren van inkoopfacturen geautomatiseerd is, is je gehele factuurverwerking digitaal en kun je alles onafhankelijk van je locatie via het systeem volgen.

Voordelen digitale factuurverwerking

Hierbij vind je de voordelen van digitale factuurverwerking op een rij:

Volledige automatisering van verwerking inkoopfacturen.

Door digitaliseringen volledig inzicht in details en status van inkoopfacturen en onderliggende informatie zoals bestellingen en contracten.

Kwalitatieve verbetering van factuurverwerking.

Geen dubbele facturen of spookfacturen.

Controle bankrekeningnummers.

Communicatie op maat met eindgebruikers via eigen inbox en automatische notificatie.

Geautomatiseerde factuurverwerking: snel, efficiënt en kostenbesparend

Het automatiseren van je factuurverwerking met software biedt dus vele voordelen die tot aanzienlijke besparingen kunnen leiden door meer inzicht en standaardisatie. Voor het efficiënt verwerken van inkoopfacturen heb je vooral informatie nodig. Deze informatie zit zowel in de inkoopfactuur zelf verwerkt maar ook in de inrichting van de factuurverwerkingssoftware en de eventuele voorliggende stappen zoals goedgekeurde bestellingen, ontvangsten en contracten.

Door alle beschikbare informatie te combineren in het matchingsproces kan de inkoopfactuur zelfs geheel automatisch worden verwerkt zonder menselijke tussenkomst. Het geheel automatisch verwerken van inkoopfacturen wordt ‘straight-through-processing’ genoemd en is een vorm van robot accounting. Dit levert een belangrijke bijdrage leveren aan kostenbesparingen.

Bij afwijkingen kan de financiële administratie het boekingsvoorstel van de inkoopfactuur beoordelen waarbij alle relevante informatie direct beschikbaar is. Na eventuele aanpassing van het boekingsvoorstel kan de inkoopfactuur worden geboekt en als dat nodig is wordt de factuur automatisch naar de budgethouder gestuurd voor fiattering. Na goedkeuring van de factuur wordt deze automatisch doorgezet voor uitbetaling van de leverancier.

Digitaal goedkeuren inkoopfacturen: nog meer kostenbesparingen mogelijk

Naast het efficiënt verwerken van de inkoopfacturen is het goedkeuren van inkoopfacturen een belangrijke mogelijkheid tot kostenbesparing. Het handmatig fiatteren van de facturen is namelijk zeer arbeidsintensief en inflexibel. Als je thuiswerken wilt ondersteunen of meerdere vestigingen met een shared service center hebt, is het elektronisch fiatteren van inkoopfacturen echt een must.

Met het elektronisch goedkeuren van inkoopfacturen (inkomend factuurregister) kun je veel winst behalen:

  • Facturen komen automatisch bij de juiste budgethouder in de inbox waardoor de noodzaak van papieren fiattering en eventuele fotokopieën vervalt
  • De status van facturen is direct inzichtelijk met eenvoudige bewaking van een tijdige goedkeuring
  • De verwerkingstijd van je facturen gaat omlaag
  • Geen kwijtgeraakte facturen meer
  • Geen noodzaak meer tot tijdrovende archivering van handmatig ondertekende inkoopfacturen
  • Ondersteuning van locatieonafhankelijk werken

Onze partners